¿Cómo convertir un evento físico en un evento digital sin morir en el intento?

Tú también puedes dar un giro creativo a tus eventos. 7 de cada 10 marcas ya se han pasado a los eventos digitales y no solo debido a la distancia social. Prueba de ello es el incremento del 55 % en el consumo de vídeos de Youtube en España. Clases de gimnasia virtuales, consultas médicas online, capacitación profesional vía internet…. Cada vez más marcas apuestan por convertir un evento físico en un evento digital con la ayuda de una buena agencia de publicidad y mucha creatividad. Todo para seguir interactuando de cerca con su audiencia.

Así que, si tenías programado un evento en tu estrategia de marketing, piensa que existe una alternativa viable e innovadora para llevarlo a cabo: convertir un evento físico en un evento virtual y salir airoso. Sigue nuestras recomendaciones a continuación.

¿Qué es un evento digital?

Un evento digital es aquel al que puedes asistir desde cualquier parte mediante un ordenador, tablet o teléfono móvil con conexión a internet.

Precisamente, por esta gran accesibilidad y facilidad para llegar a un mayor número de personas, los eventos digitales se han consolidado como una gran oportunidad para las marcas. Así que ¿por qué no hacer un evento online para tu marca? Piénsalo bien. Después de todo, si tu marca no evoluciona, se muere.

¿Cuáles son las ventajas de un evento online?

• Creatividad. En los eventos digitales las posibilidades creativas y de innovación son infinitas. Siempre puedes ofrecer una mejor experiencia al usuario gamificando tu evento, integrando la realidad virtual y, en definitiva, animando a los asistentes a interactuar de forma diferente, amena y divertida. Así lo hicimos nosotros en las actividades de las Ferias del Corredor en los Maratones de EDP con excelentes resultados.

• Obtienes más alcance. Pueden asistir personas de cualquier parte. Con un evento presencial, muchas personas no podrían asistir por la distancia. En cambio, si el evento es digital, esas limitaciones desaparecen y cualquier persona interesada, puede participar esté donde esté, gracias a Internet. 

• No hay límite de asistentes. Obviamente en un evento digital no hay límite de aforo.

• Te ayuda a crear relaciones duraderas a medio y largo plazo con tu audiencia. Los eventos digitales te ayudan a estar en contacto con tus consumidores antes, durante y después del evento.

• Menos gastos. Te ahorras los costes del alquiler del lugar, el catering, alquiler de equipos (proyectores, micrófonos, altavoces…), entre otros.

• Posibilidad de grabar las charlas y ofrecerlas posteriormente como regalo a los asistentes.

• Se pueden medir resultados fácilmente: total de registros, asistentes, engagement en redes, etc.

¿Qué se necesita para convertir un evento físico en un evento virtual?

1.- Tener claros los objetivos de marketing

Pasar de un evento físico a uno virtual no tiene por qué afectar a tus objetivos. Pregúntate: ¿qué quieres conseguir con este evento virtual? ¿El objetivo principal puede seguir siendo el mismo? 

Por ejemplo, si el número de asistentes sigue siendo un indicador a medir, en un evento virtual lograrás registrarlo más fácilmente. Y si el objetivo es aumentar tu presencia de marca, con un evento virtual también puedes hacerlo, aunque esto requerirá esfuerzos en generar experiencias memorables para que, tanto antes como después de tu evento, tu marca esté más presente en la mente de los consumidores.

2.- Elegir “el mejor lugar online” para tu evento

Al igual que con un evento presencial, una de las cosas más importantes a la hora de organizar un evento online es elegir el mejor lugar para realizarlo. Obviamente no es lo mismo un lanzamiento de productos, una webinar o una feria online, por lo tanto, habrá que escoger la plataforma que mejor se adapte a tus necesidades. Por suerte, existen muchas posibilidades. Hay plataformas de streaming gratuitas como YouTube, Vimeo o Twitch, redes sociales como Facebook Live, Instagram Live o Clubhouse y plataformas de pago, si deseas que tu evento virtual tenga un mejor control de la privacidad, como StreamYard, StealthSeminar, Microsoft Teams, Class on live…

Un 70% de especialistas en marketing  consideran que el video convierte leads calificados de manera más efectiva que cualquier otra estrategia de marketing de contenidos.

3. Enamorar a los patrocinadores y al público

Encontrar patrocinadores en un evento virtual tiene la misma importancia que en un evento físico. Para que se enamoren de tu evento es importante realizar una buena presentación de tu compañía, donde se explique la razón del evento virtual, la forma en que será desarrollado y el impacto que esperas entre la audiencia. Tu agencia de publicidad puede ayudarte a preparar presentaciones para vender tu evento virtual. Por ejemplo nosotros hicimos este vídeo presentación para medios digitales y redes sociales cuando IMQ Asturias inició su colaboración con la surfista invidente Carmen López.

4.- Anunciar tu evento virtual a los 4 vientos

Para que tu evento tenga éxito hay que hacerle una buena promoción a través de campañas de correo electrónico, blogs y redes sociales. Recuerda estar donde esté tu audiencia y hacerlo con anticipación. De esta forma, cuando llegue el gran día, ellos estarán listos para aprovechar al máximo el evento digital de tu marca. No solo es cuestión de que invites a las personas a tu evento, también debes darles una buena experiencia de usuario. Para ello te damos algunas ideas: 

• Crea un hashtag de tu evento virtual: Un hashtag exclusivo, relevante y fácil de recordar. Utilízalo en todas tus publicaciones e invita a tu audiencia a utilizarlo en Facebook, Instagram y Twitter. Así darás visibilidad al evento y podrás monitorizar con mayor facilidad todo lo que se dice del mismo.
• Haz email marketing antes, durante y después del evento: A diferencia de un evento presencial, los eventos virtuales requieren notificaciones constantes para que no se olviden. Así que establece una secuencia de mensajes y envía correos electrónicos y SMS con información breve sobre el evento ya sea antes, para informar de la fecha del evento, animar a que se inscriban o para anunciarles alguna noticia. Durante el evento, también puedes enviar emails para recordar los directos. Y, por último, después del evento, conviene enviar otro email de agradecimiento o una encuesta para saber el grado de satisfacción de los asistentes y tener una idea de qué cosas mejorar de cara a próximos eventos online.
• Utiliza tus propias redes sociales y tu blog. Puedes ir adelantando las actividades en las que van a poder participar los asistentes, los temas que se van a abordar, etc.
• Invierte en publicidad digital para promocionar tu evento: Puedes utilizar Facebook e Instagram Ads para tener más alcance y llegar a más personas. Gracias a la segmentación del público podrás atraer a tu evento a tu cliente ideal. 
• Busca influencers que te den visibilidad: Apóyate en influencers de tu sector y también en influencers que estén alineados con los valores de tu marca. Incluso los mismos participantes o ponentes pueden ayudarte a compartir tu evento. También tus consumidores más fieles o a aquellos que ya se han registrado pueden ayudarte a cambio de algún incentivo. Nadie mejor que ellos saben las experiencias que ofreces para animar a otros a asistir a tu evento. 
• Desarrolla una app de tu evento virtual: Diseñar una aplicación móvil especial para tu evento virtual, además de servirte para obtener una gran cantidad de información de interés, garantiza una mayor participación y un mayor recuerdo de marca (al margen de que muchas personas la dejarán ahí en su teléfono, por lo que seguirás extendiendo tu imagen de marca). Un dato: Un 63% de los organizadores de eventos online utilizan apps (según Hubspot)

5.- Desarrollar el contenido del evento

Ser innovadores y creativos para no aburrir a los asistentes y una buena organización son fundamentales. Aunque consideres que un evento virtual es más sencillo, lo cierto es que requiere el mismo compromiso y dedicación que un evento presencial. Así que te recomendamos escribir un guión para ayudarte a estructurar tus ideas y administrar el tiempo. Pero no dudes en improvisar con algunos ejemplos, dinámicas o preguntas a la audiencia para hacerlos participar. 

Ten en cuenta que no todo tiene que ser en directo, puedes organizar un directo al día. Y también puedes añadir charlas o vídeos grabados con anterioridad y todo lo que se te ocurra que pueda resultar de interés para tu audiencia.

Así es como lo hacemos nosotros cada año en la Gala de entrega de las Medallas de Asturias donde, además del diseño, producción y coordinación de esta solemne ceremonia, nos encargamos de la parte gráfica y visual del evento con piezas on y off. 

6. Fomentar la participación 

En cualquier evento digital que se precie es fundamental hacer sentir a tus asistentes importantes. Sus opiniones cuentan, así que hazles partícipes en todo momento. Por ejemplo, en las charlas en directo, utiliza el chat para lanzarles preguntas o crea juegos sencillos tipo test para que elijan la respuesta correcta. 

La gamificación es otro elemento que puedes aplicar en tus eventos para que tus asistentes se diviertan, interactúen y sean activos. También puedes animarles, durante las sesiones en vivo, a que compartan fotos o vídeos por stories en Instagram y que te etiqueten. Una forma de motivarlos es ofrecerles regalos, organizar concursos online, etc.

7. Medir y hacer seguimiento de los asistentes de tu evento 

Siempre te lo decimos, pero en el caso de los eventos digitales todo puede medirse más fácilmente y en tiempo real. Además, después de tu evento, te conviene realizar un seguimiento de los clientes potenciales. Por ejemplo, puedes enviarles una encuesta de satisfacción o algún contenido relacionado por correo electrónico unos días después del evento.  Esto te permitirá saber cómo se sintieron, qué fue lo que más les gustó y qué creen que se puedan mejorar para futuros eventos e incluso puede hacer que la interacción y comunicación con tus asistentes sea tan efectiva como la presencial.

Como has visto, se puede convertir un evento físico en un evento digital inolvidable. Solo es cuestión de adaptar tus objetivos de marketing y elegir a una agencia de publicidad en Asturias como Arrontes y Barrera, que te ayude a organizar tu evento con mucha creatividad y a promocionarlo de a forma más efectiva.