Seis claves para organizar eventos online

Que “la necesidad agudiza el ingenio” ha quedado demostrado durante estos meses tan extraños que nos ha tocado vivir, especialmente en el ámbito de la organización de eventos.

Los periodos de confinamiento y el distanciamiento social han convertido los eventos en un auténtico desafío para marcas y agencias, que hemos tenido que tirar de muchos recursos y mucha imaginación para encontrar alternativas que suplieran, en la medida posible, la interacción presencial. Y como los eventos online parece que han llegado para quedarse más tiempo del que nos gustaría, toma nota de las claves para organizarlos con acierto.

Los eventos online marcan la agenda COVID-19

No vamos a contarte nada nuevo sobre la situación de emergencia sanitaria que estamos viviendo y las restricciones adoptadas para su contención. Tampoco te vamos a hablar de la importancia que tienen los eventos corporativos para las marcas, especialmente cuando se trata de alcanzar objetivos como mejorar el engagement o captar leads de calidad.

Está claro que son dos realidades que conoces y que, desgraciadamente, en la actualidad son incompatibles. Y ante esto, como marca tienes dos opciones: tirar la toalla y abandonar tu plan de marketing hasta que todo esto pase o buscar alternativas en el mundo digital que te permitan celebrar eventos online, o al menos, realizar acciones que te mantengan en contacto con tu público.

El 70 % de los profesionales del marketing afirma haber adaptado sus eventos presenciales a una plataforma virtual con buenos resultados y el 50 % cree que este cambio no será tan pasajero como parecía a priori. (Fuente: Hubspot – Septiembre 2020).

Pero organizar un evento online no es tarea sencilla, especialmente si no conoces las claves básicas para trasladar tu evento a las plataformas digitales. Aquí te contamos las más importantes:

1.- Valora su celebración online

Convertir un evento presencial en un evento plenamente virtual no siempre es posible, aunque en la mayoría de los casos existen soluciones alternativas que permitan adaptar lo planificado.

Por eso, la primera clave para organizar eventos online es valorar qué partes de tu evento pueden trasladarse a una pantalla y cuáles no.

Cuando el salto al entorno digital va a hacer que el evento pierda su esencia, no alcance los objetivos propuestos o no pueda transmitir el concepto central creativo, es el momento de asumir que no es posible seguir con tu plan.

2.- Redefine tu evento

Si una vez realizada la reflexión inicial, crees que existe una manera viable de celebrar tu evento online, ¡adelante! Pero no olvides que ello implicará redefinir muchos aspectos y la mejor forma de hacerlo es planteándote estas preguntas:

¿El objetivo de mi evento presencial puede seguir siendo el mismo si lo celebro online? Si no es así, no te preocupes, ¡adaptarse o morir! Redefine los objetivos que quieres alcanzar con el evento adecuándolos de forma realista y smart a su nueva modalidad. Si no tienes muy claro qué metas “puedes esperar” de un evento online, ayúdate del sistema OKR (Objectives Key Results) para definir tus nuevos objetivos.

¿El concepto central creativo en torno al que giraba mi evento presencial sigue siendo válido si lo celebro online? En link puedes recordar qué es el concepto central creativo y cómo se aplica a un evento corporativo. La más probable es que el cambio de escenario implique concebir otras piezas creativas, como por ejemplo, diseñar una app propia en cuyas interfaces debes plasmar ese concepto para que en el evento online se respire la imagen de marca a transmitir. Para ello puedes contar con nuestra ayuda.

¿Mi evento online me permite llegar a menos, igual o más personas que si lo celebro con presencia física? Es evidente que las limitaciones de aforo que podía tener tu evento físico desaparecen si el evento se realiza online, algo que es positivo porque permite llegar a más personas. Pero antes, debes valorar si te conviene ampliarlo por la naturaleza del propio evento o por la exclusividad que quieras darle.

¿Los materiales y contenidos de mi evento físico sirven también para la versión digital? Aquí puede pasar de todo pero lo más probable es que tengas que adaptar los contenidos, materiales y recursos en los que te hubieras apoyado si el evento fuera presencial. Por ejemplo, si antes tenías un folleto con un formulario de datos para captar leads, ahora debes planificar la forma de conseguir esos datos sin contar con formularios físicos (aunque puede que ya los hayas obtenido a través de la suscripción al evento online).

3.- Elige la tecnología más adecuada

Esta elección, clave en el éxito de tus eventos online, está determinada por el tipo de eventos: no es lo mismo celebrar un webinar que una feria online o que un encuentro en streaming de varios ponentes. Cada uno requiere una tecnología concreta y el siguiente paso que tienes que dar es encontrarla.

Analiza qué posibilidades te ofrece cada plataforma y valora aspectos como:

Número máximo de participantes.
Mensajería instantánea.
Registro de participantes.
Videollamadas en salas individuales.
Sesiones paralelas de trabajo.
Pasarela de pago para acceso.
Infraestructura informática necesaria para los participantes.

Como te decíamos, hoy existen muchas plataformas online para la celebración de eventos que seguro conoces. Algunas de las más populares son:

Plataformas de streaming gratuitas: YouTube, Vimeo o Twitch.
Redes sociales: Facebook Live e Instagram Live.
Programas de contacto y colaboración (con opción free o premium): Skype, Zoom, Microsoft Teams, Moodle, Class on live…

4.- Prepara a tu público

Los eventos online son tan nuevos para ti como para tu público. Por eso, otra de las claves para organizarlo con éxito es que prepares e informes muy bien a los participantes.

Para ello, te aconsejamos recurrir a los canales digitales. Planifica muy detalladamente campañas de e-mailing y publica una batería de posts en blogs y redes sociales para brindar una información detallada que incentive la participación. Explica en qué consiste el evento, cuáles son sus beneficios para los asistentes, cómo se desarrollará, a través de qué tecnología pueden unirse, si es de pago…

También puedes publicar una guía en la que se detalle todo lo que conlleva el evento, desde la instalación de programas informáticos a las diferentes partes de las que constará. Tu público estará muy agradecido y, como marca, transmitirás una imagen de excelente solvencia y organización.

5.- Promociona tu evento online

Además de todo lo que te hemos dicho en el anterior punto, es fundamental que realices una buena promoción que incentive la participación en tus eventos online. Utiliza tus canales sociales (blog y perfiles) para que todo el mundo sepa que vas a organizar un evento online, en qué consiste, cuándo se celebra y cómo pueden unirse. No olvides:

Introducir CTAs en los posts que publiques, ya sea en tu blog o en tus perfiles sociales, para incentivar la participación y, sobre todo, facilitar la suscripción.

Crear un hashtag exclusivo para el evento e incluirlo en todas las publicaciones que realices, ya sean antes, durante o después de su celebración. Así darás visibilidad al evento y podrás monitorizar con mayor facilidad todo lo que se dice del mismo.

Desarrollar una app gratuita es una opción que debes valorar si encaja en tu presupuesto y contribuye a mejorar el desarrollo del evento. Una app, además de servirte para obtener una gran cantidad de información de interés, garantiza una mayor participación entre los asistentes y un mayor recuerdo de marca (al margen de que muchas personas la dejarán ahí en su teléfono, por lo que seguirás extendiendo tu imagen de marca).

Dedicar varios posts de tu blog también puede ser de gran ayuda para promocionar tu evento online e ir realizando un adelanto de los temas que se van a abordar o las actividades en las que van a poder participar los asistentes.

Seleccionar con cuidado las redes sociales en las que vas a promocionar tu evento en función de su contenido y, lo más importante, del público al que te diriges. Es obvio que un grupo musical que celebra un concierto en streaming recurrirá a redes sociales como Facebook o Instagram para darlo a conocer mientras que un despacho de abogados que realiza una encuentro con ponentes de renombre encontrará en LinkedIn, o incluso en grupos específicos dentro de esta red, la mejor vía para promocionarlo.

Recurrir a influencers que contribuyan a dar difusión y notoriedad al evento. Ya sea porque participan de alguna manera en el evento o porque guardan vinculación con la marca, la difusión del evento por parte de influencers puede ser la vía de llegar a más personas.

Enviar recordatorios a los asistentes, ya sea por mail, SMS… También puedes recurrir a chatbots para realizar estos recordatorios o aclarar dudas que pueden surgir entre el público.

6.- Mide y realiza un seguimiento

Una de las grandes ventajas de los eventos online es que todo puede medirse de forma inmediata, económica y ¡en tiempo real! Ahora puedes medirlo todo más fácilmente: el número de asistentes, la participación de cada uno, el tiempo de permanencia en el evento, las reacciones ante lo que están viendo, lo que se dice de tu evento en redes sociales…

Medir los resultados es la base para mejorar y conocer el ROI de tu evento. Pero además de medir, es muy recomendable que realices un seguimiento y el correo electrónico es la herramienta perfecta para ello. Bien sea enviando una encuesta de satisfacción, haciendo llegar contenido audiovisual del evento o enviando materiales relacionado, el evento ha creado un vínculo con sus participantes que ahora tienes la oportunidad de explotar para obtener información o cerrar una venta.

En Arrontes y Barrera contamos con una amplia trayectoria realizando eventos y acciones corporativas de todo tipo, como es el caso de las actividades en las Ferias del Corredor de los Maratones de EDP, que como verás en el link ya tenían muchos componentes interactivos digitales con los que conseguimos excelentes resultados. Si quieres organizar un evento online y no sabes cómo o necesitas una serie de recursos creativos, ¡podemos ayudarte!