Gestión del tiempo en publicidad

El tiempo es igual para todos. Todos disponemos, de entrada, de veinticuatro horas al día. Ahora bien, la asignación de esas horas a unos u otros proyectos es lo que acaba marcando la diferencia entre las personas, las marcas, las agencias e incluso, la sociedad.

Muchas veces, todo es urgente en un departamento de marketing. Que tu agencia trabaje rápido quiere decir que es eficiente. Pero eso no significa necesariamente que sea eficaz. La eficacia solo atiende a resultados. Por lo tanto, para ser eficaz, y relevante para tus consumidores, vas a necesitar dar las luces largas y ampliar tu campo de visión ¿cómo? Dándole el espacio y tiempo necesario a la creatividad.

Urgente e importante no son la misma cosa

Hay que priorizar. Lo urgente (lo que exige una acción inmediata) motiva a los creativos a realizarlo inmediatamente. Pero la mayoría de las urgencias, en realidad, son más triviales que vitales. Por eso y, teniendo en cuenta que una prioridad es una meta a la que se le asigna un valor, podemos señalar la siguiente escala de prioridad:

Vital.
Importante.
De algún valor.
Una pérdida completa de tiempo.

Algo urgente puede caer en cualquiera de las cuatro categorías. Por ejemplo, cuando alguien dice que no tiene tiempo para leer, probablemente lo considere de prioridad 1, pero si no lo hace es porque no tiene la sensación de urgencia.

Otro ejemplo son los plazos. Si es urgente, tiene que hacerse ahora mismo. O al contrario, si un proyecto vital (1), tiene un plazo de tres meses, ocurrirá lo que les pasa a muchos estudiantes: que aún siendo vital aprobar, no estudian hasta que el examen está cerca, es decir, cuando ya sea urgente.

Dicho esto ¿cómo podemos mejorar la gestión del tiempo y de la productividad en las agencias de publicidad o en los departamentos de marketing?

Consejos para mejorar la productividad

1.- Establecer prioridades

Pregúntate: ¿Qué es lo que quiero?, ¿qué es lo que importa?

Sin prioridades claras y bien definidas no hay productividad, ni eficiencia ni resultados. Centrarse en lo importante, tenga la urgencia que tenga, sería la base de una estrategia orientada a objetivos a largo plazo. El problema es que tendemos demasiado a centrarnos en lo importante que es urgente, en vez de centrarnos en lo importante que no es tan urgente.

Por ejemplo, algunos objetivos importantes a largo plazo, que muchas veces sacrificamos por las urgencias del día a día, son: estar en forma o cuidar nuestra salud… Sabemos que es importante, pero como no es urgente, no lo priorizamos.

2.- Distribuir el tiempo con visión estratégica

La distribución del tiempo que realizan los profesionales de la publicidad es una de las variables que más influye en la buena marcha de tus campañas de publicidad.

Según Ichak Adizes, el tiempo disponible se puede asignar a cuatro tipos de actividades:

Actividades rojas, de producción para sacar adelante el trabajo, en el sentido más operativo de entregar resultados tangibles a quien nos paga por ello. Es la efectividad a corto plazo. Estas actividades requieren mano izquierda para priorizar los “qué” pendientes más importantes.
Actividades azules, de administración o control del trabajo propio y de otros. Se centran en mejorar la eficiencia en el corto plazo, los “cómo” de lo que hacemos o hacen otros.
Actividades amarillas, de innovar, emprender o cambiar. Anticiparse al futuro, cuestionar el estado de las cosas, crear nuevas soluciones y tecnologías, aprender… Aquí estaría la creatividad. Con ella se ponen las bases para mejorar la efectividad a largo plazo, ya que conectan con los “por qué” y “para qué”, o con el propósito.
Actividades verdes, de integración. Aquellas que permiten la mejora de las relaciones con el resto de las personas, y con uno mismo. Estas tareas favorecen la eficiencia a largo plazo, ya que se centran en las personas y comunidades y en sus capacidades relacionales.

3.- ¿Cómo hacer un buen uso del tiempo?

Lo más conveniente suele ser equilibrar, en el reparto del tiempo, las tareas y actividades de corto plazo con las de largo plazo, y aquellas más orientadas a la efectividad con las enfocadas a la eficiencia.

Pero hay un riesgo real de que el corto plazo o gratificación inmediata casi siempre domine al largo plazo o posibilidad de mejora. La alternativa al “pan para hoy, hambre para mañana” pasa por asignar más tiempo a las actividades verdes y amarillas.

Como regla general, Ichak Adizes sugiere la siguiente priorización del tiempo para hacer lo correcto (efectividad) y hacerlo bien (eficiencia):

Tareas verdes. La prioridad más inteligente es hacer que funcionen las relaciones entre agencia y anunciante. ¿Cómo? Invirtiendo tiempo en hablar, escuchar, ayudar, mostrar interés, colaborar, etc.Entre agencia y anunciante tiene que haber confianza, respeto mutuo y colaboración. La agencia no solo tiene que empatizar muy bien con tus consumidores, averiguando qué sienten, cuáles son sus miedos, y cómo esperan que tu marca solucione su problema, sino que tiene que ser una parte más de tu departamento de marketing. La relación debe ser excelente. Se trata de conseguir complicidad, de crecer juntos, de que haya feeling laboral para que todo fluya y resulte más fácil.

Tareas amarillas. Para mejorar es necesario centrarse en la creatividad ¿Cómo? Contando con una agencia creativa como Arrontes y Barrera. Experimentando, cuestionándose, aprendiendo, retándose, innovando, etc.

Tareas azules. Planificar, hacer seguimiento, controlar la calidad, generar orden, definir funciones, procesos y procedimientos…

Tareas rojas. Hay que dar prioridad en la agenda de marketing y “poner primero lo primero”.

4.- Acabar las tareas

Es muy fácil empezar muchas tareas, pero para avanzar hay que acabarlas. La clave es “ir por delante” y dividir los proyectos en partes más pequeñas que puedas ir entregando poco a poco. Así todo será más fácil. También es importante evitar las distracciones e interrupciones, que actúan como ladrones de tiempo.

Ventajas de una buena asignación del tiempo

Una distribución del tiempo según esta filosofía de priorización tiene muchas ventajas para la vida personal, profesional y social. Algunas de estas ventajas son las siguientes:

Invertir en el largo plazo. Invertir en futuro es especialmente importante en branding. Tanto la agencia, como los departamentos de marketing y comunicación de la marca deben ver a largo plazo y velar porque todo lo que se haga contribuya a construir un posicionamiento sólido.
Descentralización, delegación, desarrollo del talento y progreso colectivo. Una relación marca-agencia tiene que ser fluida y positiva. Tu agencia creativa es tu socio, tu aliado y tu confidente. Contar con los colaboradores adecuados hace que las cosas se hagan bien, sin tener que hacerlas “bien” uno mismo.
Enriquecer la marca. Dedicando más tiempo a actividades verdes o amarillas, se pueden desarrollar nuevas habilidades que enriquezcan y equilibren la calidad del liderazgo en beneficio del bien común.

Como anunciante, ¿crees que le dedicas el tiempo necesario a la creatividad? En Arrontes y Barrera, una agencia creativa que funciona como una pieza clave en los departamentos de marketing de las empresas, nos adaptamos a las necesidades de cada marca a la hora de definir cómo abordar cada proyecto en cada momento.