Eventos híbridos: entre lo presencial y lo digital
Los eventos híbridos están surfeando tan bien entre los eventos online y los eventos presenciales, que se han convertido en el formato más utilizado a la hora de organizar un evento. El motivo es simple: aportan numerosos beneficios tanto a las marcas como a la audiencia. Aquí te contamos qué son, cómo crearlos y las ventajas que tienen.
Según estudios recientes, se estima que hasta el 81% de los eventos que se organizan en 2022 ya son híbridos, independientemente de que hayan vuelto con fuerza los eventos presenciales.
¿Qué es un evento híbrido?
Un evento híbrido combina una parte presencial con otra que no lo es. Esto supone tener un aforo presencial y limitado en un espacio físico. Al mismo tiempo, un público en línea e interactivo, que puede estar en cualquier parte del mundo.
Pero no hay que confundirse. No se trata de dar un servicio a dos audiencias independientes, sino de ofrecer una experiencia phygital, es decir, una experiencia en la que los participantes puedan moverse libremente entre la participación presencial y la virtual.
Este tipo de experiencia no es nada nuevo, ya que hace ya tiempo que empezó a aplicarse en el mundo del e-commerce y las tiendas físicas. Lo nuevo es que ahora también se demanda en el mundo de los eventos para reconquistar a los consumidores.
No confundir eventos híbridos y streaming
A veces se pueden confundir eventos híbridos con la transmisión en directo de un evento físico. Pero no son lo mismo. La diferencia para que un evento sea considerado “híbrido” es que tiene que aportar “una experiencia única” en la que los participantes, independientemente de que sean presenciales o virtuales, puedan moverse libremente a través de dispositivos.
La clave para conseguirlo radica en la creación de un contenido de calidad, que tendrá que ser dinámico y, con el que se pueda interactuar en todo momento. Así los asistentes podrán involucrarse, participar y disfrutar tanto si asisten físicamente como si lo hacen de forma virtual.
¿Cómo crear un evento híbrido de éxito?
1. La creatividad marca la diferencia.
Tu evento tiene que tener algo que lo diferencie de verdad. Y ahí es donde la creatividad juega un papel clave.
Lo más importante en los eventos híbridos va a ser siempre diseñar la experiencia para que sea diferenciadora y lo más cercana y coherente posible, independientemente de dónde se encuentren quienes asistan.
Aquí entran en juego desde el concepto del evento hasta el diseño del espacio, la producción, el ritmo y, por supuesto, la creación de contenido relacionado. Es importante construir un relato que se inicie mucho antes del evento, cree expectación antes y durante el evento y si es posible, que enlace con la siguiente edición, para poder fidelizar y ofrecer contenidos de interés durante todo el año.
Un evento puede tener una organización perfecta y una puesta en escena impecable. Pero sin creatividad no deja de ser un evento más, igual al resto. La creatividad y diferenciación hacen que tu evento sea memorable. Por eso tienes que leer el post ¿Por qué una agencia es tan importante en la organización de un evento?
2. La tecnología está para ayudarte
Las nuevas tecnologías han generado enormes posibilidades de vivir experiencias, cambiando la forma de interactuar del usuario. Podemos mencionar el Internet of Things, Light ID, Big Data, procesamiento de datos en tiempo real, sensores, vallas interactivas, realidad aumentada, gamificación, aplicaciones especialmente creadas para el evento… Las opciones son ilimitadas.
3. Las experiencias interactivas fomentan la participación
Está claro que la interactividad es la gran ventaja de los eventos híbridos. Cuanto más avanzada sea la tecnología que utilicemos para diseñar y gestionar nuestro programa híbrido, mayores posibilidades de participación podremos ofrecer. Al fin y al cabo, de ella depende que los asistentes virtuales se sientan realmente integrados en el evento.
Cada uno de los asistentes a un evento híbrido espera encontrarse con acciones estimulantes, interacciones que no se habían imaginado o canales de comunicación que los lleven a vivir momentos inolvidables. A su vez las marcas tienen claro que la interactividad y la participación suponen una gran oportunidad de negocio.
4. La gente quiere inmediatez
Cada vez somos más exigentes e impacientes: si no nos interesa un discurso o una película, elegimos rápidamente una alternativa que encaje más con nosotros a golpe de click o mando a distancia. Por lo tanto, en los eventos también deberíamos ofrecer la posibilidad de satisfacer a todos tanto de forma presencial como remota.
Por ejemplo, ofreciendo diferentes recorridos en función de los intereses principales de cada asistente, o diseñando el evento de forma modular para permitir que cada persona cree su propio mix. Todo con una comunicación integrada y multicanal, ágil, convincente, dinámica y entretenida.
5. La inmersión de marca tiene que ser total
La idea es conquistar al usuario ofreciéndole algo que no puede encontrar en la competencia. Se trata de crear experiencias que estimulan los sentidos del público y los transportan a otro lugar.
Si consigues una buena inmersión de marca mejorarás la experiencia, haciendo que esta sea más realista y presentando a la marca de forma mucho más atractiva e interesante.
Los beneficios son evidentes: mayor engagement del cliente, notoriedad de marca, aportación de valor tanto a la marca como al cliente, mejor entendimiento del cliente potencial, etc.
Ventajas de los eventos híbridos:
- Mayor engagement: Aunque los eventos logran mayor compromiso de la audiencia con la marca y su participación activa, el “engagement” se ha disparado con los eventos híbridos, consiguiendo que asistentes, patrocinadores y ponentes se involucren y contribuyan a crear una comunidad comprometida y a participar en ella. Una participación que se prolonga en el tiempo y va mucho más allá de los días que dura el evento en sí.
- Más oportunidades de patrocinio: Los eventos híbridos son muy valorados por las marcas, por la capacidad de alcance que ofrecen, ya que es muy superior a la de los eventos presenciales.
- Los límites de tiempo y lugar se difuminan. No hay que pensar en los eventos como algo único sino más bien como una misión permanente y evolutiva. Así podemos alcanzar a un público objetivo más amplio y de diferentes regiones o países, a horarios distintos. Además, los eventos ya no son una acción con principio y fin, sino que extienden sus resultados antes, durante y después de su celebración, llegando más allá del lugar en el que se están produciendo.
- Alta rentabilidad. La realización de eventos híbridos o incluso micro-eventos híbridos es una gran solución para ahorrar costes y ofrecer contenido de valor a la audiencia. Por un lado, resultan más económicos, al prescindir de costes como viajes, hoteles, transportes y caterings, entre otros. Y por otro, permiten congregar a un gran número de asistentes.
- Aportan información de valor y feedback en tiempo real. Los eventos híbridos son fáciles de medir. Pueden recogerse datos exactos de asistencia, grado de interés, tiempo de permanencia en sala, porcentaje de interacción, etc. Estos indicadores ayudan a elaborar estrategias futuras, revolucionando la planificación de eventos y posibilitando la aplicación de mejoras estructurales.
NBA: un evento que ya se ha pasado al formato híbrido
Asistir a un partido de la NBA es una experiencia para recordar. Esto es así tanto si acudes físicamente como si lo ves desde casa. Para conseguirlo, crearon una experiencia inmersiva para atraer a los aficionados y fans a los partidos.
En lugar de únicamente ver el partido desde su casa, los interesados podían registrarse en la página web de la liga de baloncesto profesional de Estados Unidos para aparecer en tiempo real en las canchas oficiales. El resultado fue una experiencia diferente a cualquier otra vivencia. Incluso las tradicionales “olas” para desconcentrar a los oponentes fueron sincronizadas por la multitud virtual.
Si se combina bien la presencialidad con la posibilidad de acudir a los actos de forma virtual, todos los participantes vivirán una experiencia muy similar. Pero para que esa experiencia sea memorable es necesario contar con una agencia creativa como Arrontes y Barrera que te ayude con la creatividad, el diseño, la producción, el montaje y la coordinación de eventos híbridos. Llámanos y seguro que destacas.
