¿Por qué una agencia es tan importante en la organización de eventos?
Los eventos, ya sean físicos o interactivos, siempre han tenido mucha importancia en marketing y siguen siendo una potentísima herramienta de comunicación para ofrecer experiencias personalizadas a tus consumidores. Pero si vas a organizar un evento, ya sea una presentación, un taller o una comida vas a necesitar una agencia creativa que te ayude. Sigue leyendo y descubre por qué.
Cada año, se celebran miles de eventos que generan un volumen de negocio de miles de euros. De hecho, según el portal Global Meetings and Events Forecast de American Express Meetings & Events, el 28 % de los eventos corporativos en España antes de la pandemia fueron reuniones internas, que incluyen formación. Este porcentaje va seguido del 20 % de las reuniones de comités asesores, el 15 % de lanzamientos internos y externos de producto, el 14 % de reuniones de juntas directivas, el 13 % de congresos y ferias y el 10 % de viajes de incentivos o eventos especiales.
Los eventos ocupan un lugar muy importante en las estrategias de comunicación de las empresas.Pero no se trata de organizar un evento convencional que sirva para exponer un producto o servicio y repartir regalos promocionales entre los asistentes.
Tiene que ser un evento diferente, que emocione y en el que los consumidores sean los protagonistas de una historia, es decir, un evento creativo.
Una agencia creativa aporta creatividad y diferenciación a tu evento
Pregunta: – ¿Qué puedo hacer para que mi evento despierte interés?
Respuesta: – Colaborar con una agencia que idee para ti un evento innovador que aporte más valor a tu marca y se diferencie del resto de eventos.
Se tiende a pensar que un evento, por el simple hecho de serlo ya va a ser algo especial y atractivo, y esto no es así. Por lo que tu evento tiene que tener algo que lo diferencie de verdad. Y ahí es donde la creatividad juega un papel clave.
Con creatividad, la predisposición de los consumidores hacia tus productos/servicios puede cambiar radicalmente tras la asistencia a un evento. De ahí que todo evento de empresa deba:
- Estar alineado con los objetivos de marketing de la empresa.
- Estar integrado en la estrategia de comunicación de la marca.
- Girar en torno a un concepto central creativo.
- Proporcionar una experiencia diferente a tus consumidores.
- Disponer de herramientas de medición para poder calcular su ROI.
La creatividad será el factor que marque la diferencia de un evento. Un evento puede tener una organización perfecta y una puesta en escena impecable, pero sin creatividad no deja de ser un evento más, igual al resto. La creatividad y diferenciación hacen que tu evento sea memorable.
Una agencia creativa crea experiencias únicas
Pregunta: – ¿Cómo puedo mejorar el evento corporativo que anualmente celebramos en mi empresa?
Respuesta: – Cuéntale a tu agencia tus antecedentes. Así podréis realizar un briefing juntos y, con un periodo de tiempo suficiente, podrán presentarte una idea creativa que haga triunfar tu evento anual.
Un evento es una potentísima herramienta de comunicación que permite ofrecer experiencias personalizadas a tus consumidores y crear experiencias únicas que emocionen a tus clientes.
Por eso tu agencia de eventos debería seguir siempre la máxima “sin emoción, no hay conexión”. No olvidamos que los eventos son efímeros pero las emocionan perduran, de ahí que nuestra gran aportación a los eventos de empresa sea diseñar eventos creativos que apelen a la emoción de los asistentes para que vivan una experiencia inolvidable.
Asegúrate de planificar tu evento sin sorpresas ni improvisaciones
Pregunta: – ¿Necesito estar presente mientras se desarrolla?
Respuesta: – Si no tienes tiempo o personal para supervisar el desarrollo de tu evento, una persona del equipo de nuestra agencia estará presente antes, durante y después del evento para que no tengas que preocuparte de nada.
Todo tiene que estar planificado, incluso la improvisación. Es necesario contar con planes B, C, D… para garantizar que todo salga a pedir de boca en un evento de empresa.
Para evitar sustos de última hora, es recomendable que tu agencia de eventos se ciña a un cronogramapreviamente acordado contigo y en el que está detallado cada paso a dar antes, durante y después del evento. Además, también tiene que evaluar todos los riesgos y preparar varios planes alternativos para los posibles imprevistos que puedan surgir.
Una agencia de eventos tiene que comunicar tu evento al mundo
Pregunta: – ¿Cuánto dinero necesito para organizar un evento de empresa?
Respuesta: – Como imaginas, no existe una respuesta única a esta pregunta. Pero tu agencia de eventos tiene que ofrecerte un desglose milimétrico de cada gasto para que puedas valorarlo y saber si encaja con tu presupuesto o es necesario realizar ajustes.
Lo bueno de contar con una agencia de eventos, especializada en creatividad, es que pueden diseñar y ejecutar contenidos creativos para todos los soportes y medios. Por eso se pueden encargar también de todas las acciones comunicativas y publicitarias que rodeen a tu evento de empresa.
Hay que tener en cuenta que no solo es importante el evento en sí. Es necesario comunicarlo, dotarlo de una imagen y generar un flujo comunicativo vivo a su alrededor que ayude a generar notoriedad y le dé visibilidad.
Al combinar entornos online y offline es posible dinamizarlo, de modo que la acción trascienda del lugar y el momento en el que se celebra. Las redes sociales contribuyen a alcanzar este objetivo y permiten alargar al máximo la experiencia y mantener un nexo entre clientes y marca.
Crear comunidad alrededor del evento también es importante
Pregunta: – ¿Conectará tu evento con el público al que está dirigido?
Respuesta: – Para conseguirlo, tu agencia tiene que analizar en profundidad los diferentes perfiles de personas que forman tu público objetivo y las posibles fases del proceso de compra en la que se encuentran para crear eventos que mejoren tu comunicación con todos ellos.
Un evento es una herramienta de marketing experiencial. Por tanto, cada asistente a un evento, siente cierta unión con el resto de participantes, ya que juntos han vivido una experiencia. De ahí que el concepto de “comunidad” se considere algo implícito al propio evento en sí.
Además, es importante tener en cuenta que la importancia de las comunidades de eventos está creciendo a medida que los individuos ven el valor de crear, aprender y compartir juntos. Pero más que en cualquier otro canal, las experiencias cara a cara fortalecen estas comunidades y ayudan a mantenerlas en el largo plazo. Por lo que podemos decir, sin miedo a equivocarnos que los eventos conectan a personas. Y en el proceso, los miembros de las comunidades de eventos entregan valor agregado a los asistentes, patrocinadores, socios y organizadores del evento.
Ese sentimiento de pertenencia a una comunidad es a lo que tendría que aspirar cualquier marca con sus eventos. El reto, como siempre, está en organizar eventos que realmente sean únicos y que sirvan para generar verdadero engagement y relaciones de valor.
Una agencia de eventos puede medir la rentabilidad en canales on y off
Pregunta: – ¿Cómo puedo conocer el grado de satisfacción de los asistentes?
Respuesta: – Midiendo el ROI de tu evento con diferentes herramientas on y off que permiten analizar cómo ha contribuido a mejorar la percepción y el recuerdo de marca, el engagement con los asistentes, etc.
Las posibilidades de medición son muchas y en constante evolución, especialmente en los entornos online. Por lo tanto, tu agencia creativa también cuenta con distintas herramientas que permiten la elaboración de informes sobre la repercusión de tu evento en canales online y offline.
Con este post esperamos haber dado respuesta a algunas de las dudas sobre organización de eventos más frecuentes. Pero si tienes alguna otra pregunta que hacernos, ponte en contacto con Arrontes y Barrera y pregúntanos todo lo que necesitas saber. Te daremos respuestas concretas que te harán saber que has encontrado a tu agencia creativa en Asturias que te ayudará a organizar eventos donde tú quieras.
