{"id":12684,"date":"2020-11-06T10:43:51","date_gmt":"2020-11-06T09:43:51","guid":{"rendered":"https:\/\/arrontesybarrera.com\/creatibo\/?p=12684"},"modified":"2020-11-06T10:43:53","modified_gmt":"2020-11-06T09:43:53","slug":"seis-claves-para-organizar-eventos-online","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/arrontesybarrera.com\/creatibo\/seis-claves-para-organizar-eventos-online\/","title":{"rendered":"Seis claves para organizar eventos online"},"content":{"rendered":"<div style=\"margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;\" class=\"sharethis-inline-share-buttons\" ><\/div>\n<p>Que \u201cla necesidad agudiza el ingenio\u201d ha quedado demostrado durante\nestos meses tan extra\u00f1os que nos ha tocado vivir, especialmente en el \u00e1mbito de\nla <strong>organizaci\u00f3n de eventos.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n<p>Los periodos de confinamiento y el distanciamiento social han\nconvertido los eventos en un aut\u00e9ntico desaf\u00edo para marcas y agencias, que\nhemos tenido que tirar de muchos recursos y mucha imaginaci\u00f3n para encontrar\nalternativas que suplieran, en la medida posible, la interacci\u00f3n presencial. Y\ncomo los<strong> eventos online<\/strong> parece que\nhan llegado para quedarse m\u00e1s tiempo del que nos gustar\u00eda, toma nota de las\nclaves para organizarlos con acierto. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Los eventos online marcan la agenda COVID-19<\/h2>\n\n\n\n<p>No vamos a contarte nada nuevo sobre la situaci\u00f3n de emergencia sanitaria que estamos viviendo y las restricciones adoptadas para su contenci\u00f3n. Tampoco te vamos a hablar de la importancia que tienen los <strong>eventos corporativos<\/strong> para las marcas, especialmente cuando se trata de alcanzar objetivos como mejorar el <em>engagement<\/em> o <a href=\"https:\/\/arrontesybarrera.com\/creatibo\/mejor-forma-de-captar-leads-de-calidad\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (se abre en una nueva pesta\u00f1a)\"><strong>captar <em>leads<\/em> de calidad<\/strong><\/a>. <\/p>\n\n\n\n<p>Est\u00e1 claro que son dos\nrealidades que conoces y que, desgraciadamente, en la actualidad son\nincompatibles. Y ante esto, como marca tienes dos opciones: tirar la toalla y\nabandonar tu plan de marketing hasta que todo esto pase o buscar alternativas\nen el mundo digital que te permitan celebrar <strong>eventos online,<\/strong> o al menos, realizar acciones que te mantengan en\ncontacto con tu p\u00fablico. <\/p>\n\n\n\n<p style=\"background-color:#92c7d9\" class=\"has-background\">El <strong>70 % de los\nprofesionales del marketing<\/strong> afirma haber adaptado sus eventos presenciales\na una plataforma virtual con buenos resultados y el <strong>50 % cree que este cambio no ser\u00e1 tan pasajero<\/strong> como parec\u00eda a\npriori. (Fuente: Hubspot \u2013 Septiembre 2020).<\/p>\n\n\n\n<p>Pero organizar un <strong>evento online<\/strong> no es tarea sencilla,\nespecialmente si no conoces las claves b\u00e1sicas para trasladar tu evento a las\nplataformas digitales. Aqu\u00ed te contamos las m\u00e1s importantes:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1.- Valora su celebraci\u00f3n online<\/h3>\n\n\n\n<p>Convertir un evento\npresencial en un evento plenamente virtual no siempre es posible, aunque en la\nmayor\u00eda de los casos existen soluciones alternativas que permitan adaptar lo\nplanificado.<\/p>\n\n\n\n<p>Por eso, la primera\nclave para organizar <strong>eventos online<\/strong>\nes valorar qu\u00e9 partes de tu evento pueden trasladarse a una pantalla y cu\u00e1les\nno. <\/p>\n\n\n\n<p>Cuando el salto al\nentorno digital va a hacer que el evento pierda su <strong>esencia<\/strong>, no alcance los <strong>objetivos<\/strong>\n<strong>propuestos<\/strong> o no pueda transmitir el <strong>concepto central creativo<\/strong>, es el\nmomento de asumir que no es posible seguir con tu plan. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2.- Redefine tu evento <\/h3>\n\n\n\n<p>Si una vez realizada la\nreflexi\u00f3n inicial, crees que existe una manera viable de celebrar tu evento\nonline, \u00a1adelante! Pero no olvides que ello implicar\u00e1 redefinir muchos aspectos\ny la mejor forma de hacerlo es plante\u00e1ndote estas preguntas:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>\u00bfEl objetivo de mi evento presencial puede seguir siendo el mismo si lo celebro online?<\/strong> Si no es as\u00ed, no te preocupes, \u00a1adaptarse o morir! Redefine los objetivos que quieres alcanzar con el evento adecu\u00e1ndolos de forma realista y <em>smart<\/em> a su nueva modalidad. Si no tienes muy claro qu\u00e9 metas \u201cpuedes esperar\u201d de un evento online, ay\u00fadate del <a href=\"https:\/\/www.cyberclick.es\/numerical-blog\/que-es-metodologia-okr-y-como-aplicarla-plantilla-y-tutorial\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (se abre en una nueva pesta\u00f1a)\"><strong>sistema OKR<\/strong><\/a> (Objectives Key Results) para definir tus nuevos objetivos.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>\u00bfEl <\/strong><a href=\"https:\/\/arrontesybarrera.com\/creatibo\/concepto-central-creativo-de-evento\/\"><strong>concepto central creativo<\/strong><\/a><strong> en torno al que giraba mi evento presencial sigue siendo v\u00e1lido si lo celebro online? <\/strong>En link puedes recordar qu\u00e9 es el concepto central creativo y c\u00f3mo se aplica a un evento corporativo. La m\u00e1s probable es que el cambio de escenario implique concebir otras piezas creativas, como por ejemplo, <strong>dise\u00f1ar una app propia<\/strong> en cuyas <em>interfaces<\/em> debes plasmar ese concepto para que en el evento online se respire la imagen de marca a transmitir. Para ello puedes contar con <a href=\"https:\/\/arrontesybarrera.com\/eventos-y-experiencias\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (se abre en una nueva pesta\u00f1a)\"><strong>nuestra ayuda<\/strong><\/a>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>\u00bfMi\nevento online me permite llegar a menos, igual o m\u00e1s personas que si lo celebro\ncon presencia f\u00edsica?<\/strong> Es\nevidente que las limitaciones de aforo que pod\u00eda tener tu evento f\u00edsico\ndesaparecen si el evento se realiza online, algo que es positivo porque permite\nllegar a m\u00e1s personas. Pero antes, debes valorar si te conviene ampliarlo por\nla naturaleza del propio evento o por la exclusividad que quieras darle.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>\u00bfLos materiales y contenidos de mi evento f\u00edsico sirven tambi\u00e9n para la versi\u00f3n digital? <\/strong>Aqu\u00ed puede pasar de todo pero lo m\u00e1s probable es que tengas que adaptar los contenidos, materiales y recursos en los que te hubieras apoyado si el evento fuera presencial. Por ejemplo, si antes ten\u00edas un folleto con un formulario de datos para captar <em>leads<\/em>, ahora debes planificar la forma de conseguir esos datos sin contar con formularios f\u00edsicos (aunque puede que ya los hayas obtenido a trav\u00e9s de la suscripci\u00f3n al evento online).<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3.- Elige la tecnolog\u00eda m\u00e1s adecuada <\/h3>\n\n\n\n<p>Esta elecci\u00f3n, clave en\nel \u00e9xito de tus<strong> eventos online<\/strong>, est\u00e1\ndeterminada por el tipo de eventos: no es lo mismo celebrar un <em>webinar<\/em> que una feria online o que un\nencuentro en <em>streaming<\/em> de varios\nponentes. Cada uno requiere una tecnolog\u00eda concreta y el siguiente paso que\ntienes que dar es encontrarla.<\/p>\n\n\n\n<p>Analiza qu\u00e9\nposibilidades te ofrece cada plataforma y valora aspectos como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>N\u00famero\nm\u00e1ximo de participantes.<\/li><li>Mensajer\u00eda\ninstant\u00e1nea.<\/li><li>Registro\nde participantes.<\/li><li>Videollamadas\nen salas individuales.<\/li><li>Sesiones\nparalelas de trabajo.<\/li><li>Pasarela\nde pago para acceso.<\/li><li>Infraestructura\ninform\u00e1tica necesaria para los participantes.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Como te dec\u00edamos, hoy\nexisten muchas plataformas online para la celebraci\u00f3n de eventos que seguro\nconoces. Algunas de las m\u00e1s populares son: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Plataformas de <em>streaming<\/em> gratuitas: <strong>YouTube<\/strong>, <strong>Vimeo<\/strong> o <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (se abre en una nueva pesta\u00f1a)\" href=\"https:\/\/www.twitch.tv\/\" target=\"_blank\"><strong>Twitch<\/strong><\/a><strong>.<\/strong><\/li><li>Redes sociales: <strong>Facebook Live<\/strong> e <strong>Instagram Live<\/strong>.<\/li><li>Programas de contacto y colaboraci\u00f3n (con opci\u00f3n <em>free<\/em> o <em>premium<\/em>): <strong>Skype<\/strong>, <strong>Zoom<\/strong>, <strong>Microsoft Teams<\/strong>, <strong>Moodle<\/strong>, <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (se abre en una nueva pesta\u00f1a)\" href=\"https:\/\/www.classonlive.com\/\" target=\"_blank\"><strong>Class on live<\/strong><\/a><strong>\u2026<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4.- Prepara a tu p\u00fablico <\/h3>\n\n\n\n<p>Los <strong>eventos online<\/strong> son tan nuevos para ti\ncomo para tu p\u00fablico. Por eso, otra de las claves para organizarlo con \u00e9xito es\nque prepares e informes muy bien a los participantes. <\/p>\n\n\n\n<p>Para ello, te\naconsejamos recurrir a los canales digitales. Planifica muy detalladamente <strong>campa\u00f1as de e-mailing<\/strong> y publica una\nbater\u00eda de <strong>posts en blogs y redes\nsociales <\/strong>para brindar una informaci\u00f3n detallada que incentive la\nparticipaci\u00f3n. Explica en qu\u00e9 consiste el evento, cu\u00e1les son sus beneficios para\nlos asistentes, c\u00f3mo se desarrollar\u00e1, a trav\u00e9s de qu\u00e9 tecnolog\u00eda pueden unirse,\nsi es de pago\u2026<\/p>\n\n\n\n<p>Tambi\u00e9n puedes <strong>publicar una gu\u00eda<\/strong> en la que se detalle\ntodo lo que conlleva el evento, desde la instalaci\u00f3n de programas inform\u00e1ticos\na las diferentes partes de las que constar\u00e1. Tu p\u00fablico estar\u00e1 muy agradecido\ny, como marca, transmitir\u00e1s una imagen de excelente solvencia y organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">5.- Promociona tu evento online<\/h3>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s de todo lo que\nte hemos dicho en el anterior punto, es fundamental que realices una buena\npromoci\u00f3n que incentive la participaci\u00f3n en tus <strong>eventos online<\/strong>. Utiliza tus canales sociales (blog y perfiles) para\nque todo el mundo sepa que vas a organizar un evento online, en qu\u00e9 consiste,\ncu\u00e1ndo se celebra y c\u00f3mo pueden unirse. No olvides:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Introducir CTAs<\/strong> en los posts que publiques, ya sea en tu blog o en tus perfiles sociales, para incentivar la participaci\u00f3n y, sobre todo, <strong>facilitar la suscripci\u00f3n<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Crear un hashtag exclusivo <\/strong>para el evento e incluirlo en todas las\npublicaciones que realices, ya sean antes, durante o despu\u00e9s de su celebraci\u00f3n.\nAs\u00ed dar\u00e1s <strong>visibilidad al evento<\/strong> y\npodr\u00e1s <strong>monitorizar con mayor facilidad<\/strong>\ntodo lo que se dice del mismo.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Desarrollar una app gratuita <\/strong>es una opci\u00f3n que debes valorar si encaja en tu\npresupuesto y contribuye a mejorar el desarrollo del evento. Una app, adem\u00e1s de\nservirte para obtener una gran cantidad de informaci\u00f3n de inter\u00e9s, <strong>garantiza una mayor participaci\u00f3n entre los\nasistentes y un mayor recuerdo de marca <\/strong>(al margen de que muchas personas\nla dejar\u00e1n ah\u00ed en su tel\u00e9fono, por lo que seguir\u00e1s extendiendo tu imagen de\nmarca).<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Dedicar varios posts de tu blog <\/strong>tambi\u00e9n puede ser de gran ayuda para promocionar\ntu evento online e ir realizando un adelanto de los temas que se van a abordar\no las actividades en las que van a poder participar los asistentes.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Seleccionar con cuidado las redes sociales <\/strong>en las que vas a promocionar tu evento en funci\u00f3n de\nsu contenido y, lo m\u00e1s importante, del p\u00fablico al que te diriges. Es obvio que\nun grupo musical que celebra un concierto en <em>streaming<\/em> recurrir\u00e1 a redes sociales como Facebook o Instagram para\ndarlo a conocer mientras que un despacho de abogados que realiza una encuentro\ncon ponentes de renombre encontrar\u00e1 en <strong>LinkedIn<\/strong>,\no incluso en grupos espec\u00edficos dentro de esta red, la mejor v\u00eda para\npromocionarlo.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Recurrir a <em>influencers\n<\/em><\/strong>que contribuyan a dar\ndifusi\u00f3n y notoriedad al evento. Ya sea porque participan de alguna manera en\nel evento o porque guardan vinculaci\u00f3n con la marca, la difusi\u00f3n del evento por\nparte de <em>influencers<\/em> puede ser la v\u00eda\nde llegar a m\u00e1s personas. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Enviar recordatorios <\/strong>a los asistentes, ya sea por mail, SMS\u2026 Tambi\u00e9n\npuedes recurrir a <strong>chatbots<\/strong> para\nrealizar estos recordatorios o aclarar dudas que pueden surgir entre el\np\u00fablico.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">6.- Mide y realiza un seguimiento<\/h3>\n\n\n\n<p>Una de las grandes\nventajas de los <strong>eventos online<\/strong> es\nque todo puede medirse de forma inmediata, econ\u00f3mica y \u00a1en tiempo real! Ahora\npuedes medirlo todo m\u00e1s f\u00e1cilmente: el n\u00famero de asistentes, la participaci\u00f3n\nde cada uno, el tiempo de permanencia en el evento, las reacciones ante lo que\nest\u00e1n viendo, lo que se dice de tu evento en redes sociales\u2026<\/p>\n\n\n\n<p>Medir los resultados es\nla base para mejorar y <strong>conocer el ROI de\ntu evento<\/strong>. Pero adem\u00e1s de medir, es muy recomendable que realices un\nseguimiento y el <strong>correo electr\u00f3nico<\/strong>\nes la herramienta perfecta para ello. Bien sea enviando una encuesta de\nsatisfacci\u00f3n, haciendo llegar contenido audiovisual del evento o enviando\nmateriales relacionado, el evento ha creado un v\u00ednculo con sus participantes que\nahora tienes la oportunidad de explotar para obtener informaci\u00f3n o <strong>cerrar una venta<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>En <strong>Arrontes y Barrera<\/strong> contamos con una amplia trayectoria realizando eventos y acciones corporativas de todo tipo, como es el caso de las <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (se abre en una nueva pesta\u00f1a)\" href=\"https:\/\/arrontesybarrera.com\/trabajos\/edp-maratones-2019\/\" target=\"_blank\"><strong>actividades en las Ferias del Corredor de los Maratones de EDP<\/strong><\/a>, que como ver\u00e1s en el link ya ten\u00edan muchos componentes interactivos digitales con los que conseguimos excelentes resultados.&nbsp; Si quieres organizar un evento online y no sabes c\u00f3mo o necesitas una serie de recursos creativos, \u00a1podemos ayudarte!<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"aligncenter size-large\"><img decoding=\"async\" width=\"1145\" height=\"409\" src=\"https:\/\/arrontesybarrera.com\/creatibo\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/maratones-edp.png\" alt=\"organizaci\u00f3n de eventos: maratones de EDP, actividades en la Feria del Corredor\" class=\"wp-image-12685\" srcset=\"https:\/\/arrontesybarrera.com\/creatibo\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/maratones-edp.png 1145w, https:\/\/arrontesybarrera.com\/creatibo\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/maratones-edp-300x107.png 300w, https:\/\/arrontesybarrera.com\/creatibo\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/maratones-edp-768x274.png 768w, https:\/\/arrontesybarrera.com\/creatibo\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/maratones-edp-600x214.png 600w\" sizes=\"(max-width: 1145px) 100vw, 1145px\" \/><\/figure><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Que \u201cla necesidad agudiza el ingenio\u201d ha quedado demostrado durante estos meses tan extra\u00f1os que nos ha tocado vivir, especialmente en el \u00e1mbito de la organizaci\u00f3n de eventos. 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