¿Mala comunicación? Visualiza esto: cada vez que hablas sube el pan

La mala comunicación afecta a nuestra vida personal mucho más de lo que creemos. En la relación de pareja provoca cabreos, depresiones, rupturas y divorcios. La mala comunicación en nuestro trabajo significa estrés, ansiedad y bajas laborales. Son tan graves las consecuencias que cuando sucede entre gobiernos conlleva sanciones, bloqueos, aislamientos, y hasta guerras.

El objetivo de este post es multiplicar tu eficiencia en el trabajo, mejorar tus relaciones con los demás e incrementar tu calidad de vida personal eliminando la mala comunicación que te rodea. Para conseguirlo te vamos a dar una técnica y varios ejemplos.

Empecemos por una historia

El desencadenante de montar nuestra propia agencia fue la mala comunicación. Sí, como lo oyes. Nosotros trabajábamos en el departamento creativo de la delegación en Asturias de una agencia multinacional. La forma de trabajo era la convencional en aquella época:

• El ejecutivo de cuentas visitaba al cliente y regresaba a la agencia con el encargo, redactaba un briefing y se reunía con los creativos para comentarlo.
• En el estudio nos poníamos a trabajar como locos llenos de ilusión (nos encanta nuestra profesión).
• A continuación el ejecutivo llevaba nuestro trabajo de vuelta al cliente, se realizaba la presentación y el trabajo era rechazado.
• El ejecutivo volvía a la agencia, nos contaba lo sucedido, y todos de mal humor. El cliente, el ejecutivo, y nosotros.

Cuando esta situación se repetía muchas veces con el mismo cliente, el ejecutivo desesperado nos decía “hablad vosotros con él, yo ya paso”. Y nosotros, claro, hablábamos con él y como por arte de magia, la siguiente presentación era aprobada sistemáticamente.

¿Qué sucedía? Un problema de interpretación. Osea, de mala comunicación. Cuando el cliente decía que quería todo más verde, estaba pensando en que quería algo más natural. No que el fondo fuera de color verde como se reflejaba en el briefing.

Lo que nosotros teníamos en la cabeza al leer el briefing no era lo que el cliente tenía en la suya cuando se lo contaba al ejecutivo. Sin embargo al hablar nosotros, los creativos, con el cliente empleábamos un lenguaje más visual (nuestro cerebro está entrenado para ello) que nos permitía conectar rápidamente con sus intenciones.

El final de la historia fue montar nuestra agencia. Aquí los creativos hablan directamente con los clientes, y aún así repetimos trabajos debido al mismo problema. El creativo no puede hablar con las personas que finalmente deciden sobre un proyecto creativo.

Es completamente imposible que el CEO de una empresa baje al detalle de una campaña no estratégica. Pero empleando técnicas de visualización, los integrantes de la pirámide de decisión pueden reducir considerablemente el tiempo dedicado a un proyecto (y en consecuencia los costes y los malos rollos). Pero ¿qué es esto de la técnica de visualización? Veámoslo en tres pinceladas.

LA TÉCNICA DE VISUALIZACIÓN

La visualización es la transformación de la información en imágenes que puedes ver con tu ojos o imaginar con nitidez en tu mente. La visualización evita la ambigüedad y permite que todos sean conscientes de la misma idea sin malas interpretaciones.

¿Cuándo se debe usar?

La visualización es la gran madre de todas las herramientas creativas. Y se puede utilizar en todas las fases de un proceso de diseño, pero también la puedes emplear en el día a día de tu vida privada.

Emplear esta herramienta reduce enormemente los riesgos de un proyecto porque sustituyes la comunicación oral por la visual. Y esto es crítico. ¿Cuántas veces has visto la adaptación al cine de un libro y mientras tú piensas que no es la misma historia que has leído, un amigo tuyo opina que es un calco?

Cuando empleas texto todos los demás tratan de hacerse una idea mental de lo que trasmites combinando lo que tú has escrito con su experiencia y su educación previa. Y aquí es donde empiezan los problemas.

“¿Pero tú has leído lo que yo he escrito?

¿No ves de lo que estamos hablando?”

Y por supuesto que tú sí has leído lo que él ha escrito, pero no puedes ver aquello de lo que él está hablando. No lo ves ni por asomo, básicamente porque no está. Porque él te dijo que quería un botón grande y protagonista en su web, y tú has visto el botón en el medio de la página tres veces más grande. Y la has cagado, porque después de tres horas programando el famoso botón para que haga cosas impensables, resulta que el cliente está horrorizado con tu propuesta.

Por lo tanto, si en vez de haberte escrito en el briefing “botón grande y protagonista” te lo hubiera dibujado o te hubiera puesto un ejemplo de otra web, se hubieran reducido enormemente las posibilidades de la mala interpretación. Pensarás que esto es una perogrullada –y acertarás–, pero es que nadie se toma la molestia de poner imágenes en un briefing.

Por favor, amigos, no pasa nada por poner imágenes en el briefing.

• Creativo: si ves que te han puesto imágenes en el briefing no significa que te estén imponiendo una línea creativa, se están implicando en el proyecto y te están facilitando la vida.

• Cliente: si pones imágenes en el briefing, no estás limitando la creatividad, estás evitando las malas interpretaciones.

Para utilizar la herramienta de visualización solo se necesita un rotulador y un trozo de papel. Nada más. Hay quien puede hacer lo mismo empleando PowerPoint, una cámara de vídeo, una cámara de fotos, etc. Pero no es necesario mucha parafernalia.

Una vez que tengas el rotulador y el papel lo que debes hacer es dibujar tu visión. Nada más. No tienes que dibujar bien. Solo pintar lo que se te ha ocurrido en plan boceto. Si trabajas en equipo puedes pedir a cada miembro que dibuje sus propias piezas individualmente y luego compartirlas para afinar la visión de conjunto.

Para que te sea más fácil empezar ten en cuenta estas 5 reglas básicas:

1. Mantén la sencillez

No compliques las cosas tratando de demostrar que eres un gran artista, solo se trata de plasmar tus ideas claramente.

Como ejemplo, te mostramos el primer boceto y el resultado final de una gráfica que hicimos para anunciarnos nosotros mismos. Como ves, no fue necesario pintar ni medio bien para trasladar la idea al creativo que la resolvió.

2. Descompón la historia en sus partes y reúnelas en un dibujo

Las partes principales de todo dan respuesta a estas seis preguntas: ¿Quién? ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué? Esto es lo que hacen los humoristas gráficos en muchos de sus chistes. Y también lo que hacen los grandes fotoperiodistas. Como ejemplo, echa un vistazo a las imágenes inferiores.

3. Piensa en metáforas visuales

Esto significa reconocer que existen conexiones entre dos cosas que a primera vista pueden parecer muy alejadas. Este mecanismo está muy profundamente arraigado en las personas y lo usamos continuamente para lograr que nos comprendan cuando hablamos de cosas nuevas. La comparación y la sustitución por otros elementos similares ayuda a nuestros interlocutores a entender mejor y más rápido lo que tratamos de explicar (una idea, una historia, un problema, etc.).

Por ejemplo, hace años una famosa campaña contra el consumo de cocaína mostraba un primerísimo plano de un gusano blanco entrando por la nariz de un individuo. Más claro agua.

4. Utiliza fotografías (la cámara del móvil no es solo para hacerte selfies)

Las fotos son muy potentes para trasladar información. Por ejemplo, piensa en una definición de público objetivo para una campaña de publicidad con este texto:

“nuestros clientes son varones jubilados con dos casas, una para el invierno y otra para el verano”.

Ahora, imagínate lo mismo acompañando el texto del briefing con estas dos fotos:

Seguro que al ver estas imágenes te estás haciendo una idea mejor de este perfil de público. Es más, puede que aumente tu empatía hacia estas personas. No ves solo un varón mayor propietario de dos casas sino que descubres un hombre con dos estilos de vida diferentes y con dos modos de consumo, uno para cada época del año.

NOTA: Recuerda que estás tratando de comunicar, no de demostrar que eres un profesional de la fotografía. No hace falta que la pases por Instagram ni pierdas tiempo retocándola en Photoshop si no es estrictamente necesario.

5. Descubre el storyboard y úsalo

Dicen que el storyboard lo empleó por primer vez Walt Disney por los años 30 para ejecutar sus proyectos. Pero no, el arte rupestre representa los primeros storyboards. Quizá te asuste enfrentarte a Disney pero seguro que eres capaz de superar a los cavernícolas a la hora de comunicar. El uso de esta herramienta se ha ampliado a un montón de actividades y sectores convirtiéndose actualmente en un elemento clave para la visualización de ideas en procesos como el Design Thinking del que tanto hemos hablado en otros posts.

CONCLUSIÓN

Seremos breves, una imagen ayuda a mejorar la comunicación, reducir los riesgos y resolver problemas. La visualización es una técnica que permite el empleo de imágenes para explicar conceptos de todo tipo y complejidad.

Para terminar, una recomendación de los creativos de Arrontes y Barrera para el resto de la humanidad:

“Antes de empezar a trabajar con el ordenador es buena idea usar lápiz y papel.”

Esto vale también para los nativos digitales que pueden emplear herramientas mejor adaptadas a su estilo como Bamboo Paper de Wacom, que es la App con la que hemos realizado las ilustraciones de este post.

Y hasta aquí hemos llegado, ¿verdad que ahora vamos a empezar a emplear la técnica de la visualización para eliminar la mala comunicación? Muchos te lo agradecerán.

Si quieres saber más sobre los beneficios de fomentar la creatividad dentro de las empresas y cómo puedes hacerlo, descárgate nuestra guía Multiplica la Creatividad de tu Empresa sin Gastar un Euro.