Claves para organizar un evento de empresa creativo

Los eventos son la asignatura pendiente de muchas marcas. Todas cuidan con mimo su identidad corporativa, realizan campañas publicitarias offline y ponen en marcha estrategias digitales para dar visibilidad a sus productos o servicios. Sin embargo, algunas siguen pensando que organizar un evento es algo que no va con ellas. Si tú también eres de esa opinión, quizás la lectura de este post te haga cambiar de idea.

¿Por qué organizar un evento creativo de empresa?

Un evento es una potentísima herramienta de comunicación que permite ofrecer experiencias personalizadas a tus consumidores. Además, las tecnologías digitales permiten llevar a cabo eventos interactivos, más divertidos para tus clientes y más fáciles de medir para ti. No olvides que el contacto directo con los consumidores sigue siendo clave para dar diferenciación a tu marca y llenarla de experiencias.

La organización de un evento creativo de empresa te ayudará a:

1. Captar nuevas oportunidades de venta
2. Fidelizar clientes
3. Potenciar las ventas
4. Generar sinergias
5. Mejorar el engagement de tu marca
6. Realizar networking

Pero no se trata de organizar un evento convencional sino de diseñar uno original y diferente, que genere emociones a los asistentes y les haga vivir una experiencia única que quieran repetir. Por eso la creatividad se convierte en un factor indispensable para la organización de eventos relevantes.

¿Cómo se organiza un evento creativo de empresa?

1º.- Determina los objetivos del evento

Cuando decides organizar un evento de empresa debes tener claro qué persigues con ello: dar a conocer un nuevo producto/servicio, captar nuevos leads, adquirir visibilidad o simplemente realizar un acto de relaciones públicas.

Da igual cuál sea el objetivo del evento pero este debe estar definido en términos SMART (específicos, medibles, acordados, realistas y con timing definido) para tener claras qué acciones dentro del evento contribuirán a su consecución o cuáles pueden apartarte de ese foco.

2º.- Cuenta con una agencia de creatividad

Si vas a organizar un evento necesitas una agencia creativa que tenga experiencia en el diseño y desarrollo de este tipo de acciones. Crear un evento perfecto no es tarea sencilla ya que son muchos los elementos técnicos, logísticos y humanos que deben estar perfectamente coordinados para conseguir el resultado esperado.

Un evento debe reflejar la esencia de tu marca, recoger su reason why, girar en torno a un concepto central creativo y tener siempre presente a los buyer persona a los que se dirige. Solo así se puede crear un evento que aporte valor a tu marca y contribuya a su recuerdo. Para conseguirlo, nada como realizar un trabajo conjunto con una agencia creativa que no deje nada en manos de la improvisación.

3º.- Define a tus buyer persona también en tamaño

La agencia creativa que organice tu evento debe investigar a tus buyer persona para saber qué piensan, cómo sienten, cuáles son sus necesidades y cómo tu producto/servicio les ayuda a resolver su problema. Obviamente, no es lo mismo organizar un evento dirigido a CEOs de grandes empresas que a padres con niños en edad escolar. Los buyer persona determinarán desde la localización del evento hasta su propia dinámica, de ahí la importancia de conocerlos a la perfección.

Igual de importante es saber a cuántas personas quieres convocar o crees que puedes reunir. El volumen de asistentes resulta determinante para definir la naturaleza del evento y la infraestructura necesaria para llevarlo a cabo.

4º.- Fija un presupuesto

Otro aspecto clave en la organización de eventos es tener claro cuál es el presupuesto con el que cuentas para cubrir todos los gastos que se deriven de su desarrollo y no llevarte sorpresas finales.

Tu agencia creativa te ayudará a estimar el presupuesto necesario para el tipo de evento que quieras organizar y, en el caso de que se exceda de tu presupuesto, siempre puedes barajar recurrir a patrocinadores, sponsors o incluso a la venta de entradas (si se trata de un congreso o una conferencia).

5º.- Da a conocer tu evento

Dentro de las tareas previas a la organización de todo evento debes incluir la estrategia comunicativa que vas a poner en práctica para difundirlo. Como te decíamos, contar con una agencia creativa es fundamental ya que además del propio diseño, producción y desarrollo del evento, creará una estrategia de comunicación para darlo a conocer.

Dentro de todas las acciones comunicativas pre evento que puedes poner en práctica (teniendo en cuenta quiénes son tus buyer persona y el presupuesto con el que cuentas para su promoción) puedes optar por: 

• Medios offline como prensa y radio. Tu agencia, además de encargarse de la creatividad y la contratación de espacios, también puede negociar con los medios una cobertura mediática del acto, ya sea previa a su celebración o in situ mientras está teniendo lugar.
• Estrategia digital con campañas PPC en Google AdWords y Social Ads. Las plataformas sociales te permiten un nivel de segmentación muy elevado por un precio asumible, lo que supondrá un ROI muy elevado con resultados a corto plazo. No te olvides de LinkedIn si estamos ante un evento de empresa.
• Influencers y blogs. Invitar al evento a los influencers de moda que estén relacionados con el evento puede resultar de gran ayuda para darle notoriedad y viralización. Es una forma de conseguir que hablen de tu evento, especialmente en blogs y redes sociales.
• Códigos promocionales. Son otra forma de dar a conocer la celebración de tu evento, además de que te ayudarán a generar expectación sobre el mismo y a medir la participación del público.

6º.- Planifica hasta el último detalle

El éxito de un evento reside fundamentalmente en un aspecto: planificar hasta la improvisación. Nada puede estar en manos del azar. Incluso deben planificarse planes B, C… por si se producen imprevistos de última hora que alteren el curso del evento tal y como estaba concebido.

Te recomendamos crear un timing muy exhaustivo que describa todo lo que quieres que ocurra en el evento desde el minuto 0 hasta su finalización. Anota al lado todo lo que necesitas para ello (recursos técnicos, logísticos y humanos, elementos gráficos y audiovisuales, mobiliario, infraestructuras…). Cuando aquello que necesitas requiere de un proceso de producción, es fundamental que los plazos de finalización se cumplan escrupulosamente, algo de lo que se encargará la agencia de publicidad creativa que se encargue del evento. 

Y cuando piensas que está todo planificado y revisado, vuelve a revisarlo todo para tener la completa seguridad de que tienes todo lo que necesitas para celebrar un evento perfecto: equipos audiovisuales adecuados, wifi accesible para los participantes, acreditaciones impresas y asignadas, espacio para el coffee break y llegada de catering, distribución de asientos, personal de seguridad… En el desarrollo de un evento, todo es importante y un solo fallo puede provocar la imposibilidad de seguir con su curso, por eso la planificación tiene que alcanzar un nivel de detalle extremo.

En Arrontes y Barrera contamos con una gran experiencia en la organización de eventos innovadores que aportan diferenciación a tu marca y ofrecen una experiencia única a los participantes. También nos encargamos de medir su ROI y analizar su repercusión con el objetivo de mejorarlo en próximas ediciones. ¿Quieres organizar un evento diferente al resto? Llámanos.