Cómo presupuestar un evento sin morir en el intento
Si pensabas que conseguir el visto bueno de tu CEO para organizar un evento corporativo era el mayor de tus problemas, ¡espera que llegue el momento de presupuestarlo! Presupuestar un evento es una tarea delicada en la que es importante no perder de vista algunos de los aspectos que te contamos en este post.
El presupuesto ideal de evento no existe
Cuando se trata de organizar eventos no existe un presupuesto ideal. Tu equipo de marketing debe conseguir un equilibrio perfecto entre la inversión necesaria para alcanzar los objetivos fijados, la partida presupuestaria con la que cuenta y el retorno estimado/deseado de esa inversión.
A partir de aquí, existen dos caminos para presupuestar un evento:
- Que el presupuesto se adapte al evento y se fije en función del tipo de acto que se quiere celebrar, de sus necesidades específicas y de su desarrollo general.
- Que el evento se adapte al presupuesto y se parta de una cantidad de dinero determinada que debe optimizarse para organizar el mejor evento posible atendiendo a las necesidades específicas y a los objetivos que se persigan con su celebración.
Aquellas grandes marcas que basan una buena parte de su estrategia de posicionamiento en la organización de eventos espectaculares y que cuentan con generosos presupuestos para ello, suelen optar por la opción uno. Sin embargo, la fórmula más utilizada por la mayoría de las empresas es un híbrido entre los dos caminos mencionados: partiendo de una idea general para el evento, se fija un presupuesto que irremediablemente limitará ciertos aspectos de su desarrollo y hará que otros tengan que ser descartados.
Resulta fundamental no perder de vista la relación inversión-retorno: los objetivos marcados no pueden conseguirse a cualquier precio sino que estos siempre deben ser alcanzados con un ROI estimado previamente y que determinará si la celebración del evento ha sido rentable atendiendo a los KPIs establecidos.
Cuenta con una agencia creativa con experiencia
Organizar un evento corporativo con éxito depende de muchos factores aunque, a la hora de la verdad, creatividad y planificación son los dos pilares básicos:
- Creatividad: todo evento debe girar en torno a un concepto central creativo que estará definido en función de los objetivos perseguidos y de los Buyer Personas a los que se dirige. Su aplicación a todos aquellos aspectos necesarios para su desarrollo (guionización, escenografía y decoración, ejecución, comunicación…) marcará la diferencia entre un evento único y uno del montón.
- Planificación: en un evento corporativo, nada puede estar en manos de la improvisación. Todas y cada una de las acciones deben estar previstas, planificadas y organizadas para que no se produzcan errores en su desarrollo, evitar gastos innecesarios, todo salga a pedir de boca y los asistentes disfruten de una experiencia inolvidable.
Contar con una agencia creativa con experiencia en la organización de eventos es la mejor forma de garantizar que los aspectos arriba citados se cumplan.
Por un lado, solo una agencia creativa será capaz de diseñar un evento original que ofrezca experiencias únicas a tus Buyer Persona teniendo en cuenta tus objetivos de marketing.
Por otro lado, organizar un evento significa estar pendiente de muchos pequeños detalles que si no son coordinados desde la experiencia de una agencia creativa, difícilmente podrán desarrollarse con solvencia.
Llega la hora de ponerlo todo sobre el papel
Si tu marca cuenta con una agencia para la organización y desarrollo de un evento corporativo es fundamental que quede perfectamente claro cuáles son los costes de los que se hace cargo la agencia (al margen del sistema de pago establecido con ella) y los que corren a cargo de tu empresa.
La agencia creativa debe proporcionarte siempre un documento en el que se desglosen todos los costes derivados de la organización del evento, tanto los relacionados con la creatividad y el diseño general del evento así como con su aplicación a diferentes piezas y canales offline y online o con la contratación de otro tipo de proveedores o servicios.
Independientemente de aquellos costes que afronte la agencia como aquellos que directamente contrates desde tu departamento de marketing, una manera práctica de presupuestar un evento es dividir su inversión en:
- Gastos fijos: creatividad y diseño del evento, producción de las piezas necesarias para su desarrollo, alquiler del espacio, contratación de personal, alquiler de equipos audiovisuales, creatividad y ejecución de campañas de comunicación y promoción, contratación de actividades complementarias, servicio de montaje y desmontaje, seguridad…
- Gastos variables: catering, alojamientos del personal (invitados, ponentes y empleados), transporte, acreditaciones, contratación de personal auxiliar, alquiler de estacionamiento…
A la hora de presupuestar un evento, también es importante contar con una partida para imprevistos que puedan producirse antes, durante y tras la celebración el evento. La recomendación general es contar con un 10% más de la inversión total para solucionar cualquier contratiempo.
En Arrontes y Barrera contamos con una gran experiencia organizando y presupuestando eventos en los que nos encargamos de todo, de principio a fin: desde los aspectos creativos a los organizativos, además de la producción y contratación de proveedores. Todo para conseguir el evento soñado para tu marca.
